Privacy en Klachten

Toestemming behandeling

De praktijk vraagt wettelijk vertegenwoordiger(s) en jongeren (vanaf 12 jaar), bij aanvang van de behandeling, om toestemming om de behandeling te starten. Indien u meer wil weten over de richtlijnen die wij hanteren ten aanzien van toestemming behandeling en ouderlijk gezag leest u hieronder dan verder…

Toelichting toestemming en ouderlijk gezag

Toestemmingsverklaring. Voor kinderen tot 16 jaar, van wie de ouders gescheiden zijn, hebben wij toestemming nodig van beide gezagdragende ouders om een behandeling te kunnen starten. Jongeren vanaf 16 jaar geven zelf toestemming. Voor jongeren tussen de 12 en 16 geldt, dat zowel ouders als de jongere toestemming geven. Praktijk Tatoran streeft er altijd naar, om beide ouders te betrekken bij het traject. 

Gescheiden ouders: Als ouders gescheiden zijn, hebben meestal beide ouders ouderlijk gezag. Er zijn echter situaties waarin de rechter heeft bepaald, dat één van de ouders geen gezag mag dragen over het kind. De ouder(s) met het ouderlijk gezag moet(en) hun toestemming geven voor hulpverlening/behandeling door Praktijk Tatoran. Het komt voor, dat kinderen dus niet aangemeld kunnen worden en een behandeling niet kan starten, omdat een van de gezag dragende ouders weigert hiervoor toestemming te geven. 

Ouderlijk gezag: Als ouders op het moment van de geboorte van hun kind gehuwd zijn of een geregistreerd partnerschap zijn aangegaan, hebben beide ouders automatisch het ouderlijk gezag. Als ouders samenwonen of niet bij elkaar wonen, niet getrouwd zijn en geen geregistreerd partnerschap zijn aangegaan, ligt dat anders. Moeders hebben automatisch het ouderlijk gezag. Vaders niet, zij moeten hun kind erkennen en bij de rechtbank ouderlijk gezag aanvragen. Ouders die scheiden, behouden in principe gewoon het ouderlijk gezag. Er worden afspraken gemaakt over wie wanneer voor het kind zorgt, maar beide ouders houden evenveel recht op zeggenschap over zaken als schoolkeuze en bijvoorbeeld ook een therapeutische behandeling. Toch kunnen er dingen gebeuren waardoor de rechter één van de ouders het ouderlijk gezag ontneemt. Dit gebeurt altijd vanuit de gedachte, dat daarmee het belang van het kind wordt gediend.

Ouder zonder gezag:  Wanneer ouders een kind aanmelden bij Praktijk Tatoran, kan het dus zijn dat een van de ouders geen ouderlijk gezag heeft en dus ook geen toestemming hoeft te geven voor de behandeling van het kind. In die situaties, kunnen wij u vragen om een kopie mee te sturen van de uitspraak die de rechter heeft gedaan over het ouderlijk gezag. Wij willen hiermee voorkomen dat we een hulpverleningstraject starten waarbij een gezag dragende ouder niet wordt betrokken.

 

Privacy Statement en Bewaarbeleid

Naast de toestemming voor de behandeling vragen wij aan de wettelijk vertegenwoordiger(s) ook toestemming voor het uitwisselen van gegevens met derden. Wettelijk vertegenwoordiger(s) en de jongere (vanaf 12 jaar)worden geïnformeerd wanneer en bij wie er informatie wordt opgevraagd. De praktijk gaat een vertrouwensrelatie aan met de cliënt. Uit de behandeling verkregen kennis valt onder de geheimhoudingsplicht. De praktijk verstrekt geen gegevens over de cliënt aan niet bij de behandeling betrokkenen, zonder schriftelijke toestemming van de jongere of wettelijke vertegenwoordiger De praktijk gaat zorgvuldig om met dossierbeheer en volgt hierbij de wettelijke richtlijnen zoals die gelden vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018.

Uitgebreide informatie kunt u vinden in de volgende documenten:

Privacy Statement Tatoran - mei 2018

Privacy Statement Tatoran

 

Om ons werk goed te kunnen doen, verzamelen wij informatie van u, meestal ook gevoelige informatie. Deze gebruiken we ten behoeve van ons behandelproces, maar ook om zelf betaald te krijgen en te overleggen met andere instanties. We gaan hier altijd al zeer zorgvuldig mee om, maar gezien nieuwe wetgeving moeten we het nu ook aantoonbaar en zichtbaar maken. Daarom dit privacy statement. We verklaren hierin hoe we met het verwerken van informatie omgaan en wat u naar ons op dit gebied kan ondernemen.

Wat is verwerken van persoonsgegevens? Persoonsgegevens zeggen direct of indirect iets over u. Het verwerken hiervan gaat over alles wat hiermee gedaan kan worden. Bijvoorbeeld het verzamelen, het opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen van uw gegevens.

Van wie verwerken we persoonsgegevens? Wij verwerken persoonsgegevens van onze cliënten en hun (gezins-)systeem en van onze medewerkers.

Wat verwacht Tatoran van andere organisaties en bedrijven? Wij verwachten van organisaties die persoonsgegevens met ons delen, dat de belanghebbenden hiervan op de hoogte zijn gesteld en akkoord hebben gegeven. Verder verwachten wij dat de overdracht via veilige media plaatsvindt.

Welke persoonsgegevens verwerken we? We verwerken alle, vaak bijzondere persoonsgegevens die we nodig hebben voor een kwalitatief behandelproces en wat wij wettelijk of contractueel verplicht zijn. Wat we verzamelen en hoe lang we dat bewaren is vastgelegd in ons bewaarbeleid.

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens? We komen aan de gegevens omdat u deze zelf aan ons geeft via intakelijsten en tijdens gesprekken. Ook kunnen wij gegevens ontvangen van instanties die naar ons doorverwijzen zoals gemeente, jeugdbescherming, CJG, Bureau jeugdzorg etc.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens en met welk doel? Onze behandelingen kunnen we alleen goed uitvoeren als we veel over u en uw gezinssysteem weten. Ook zijn wij wettelijk verplicht om dossier te vormen. Alles wat we verzamelen wordt strikt hiervoor gebruikt.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? We bewaren uw gegevens niet langer dan we deze nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld of de doelen waarvoor we deze hergebruiken. We hanteren een bewaarbeleid. Daarin is vastgesteld hoe lang we gegevens bewaren. De basis hiervoor zijn de wettelijke termijnen.  

Verwerkt Tatoran ook bijzondere persoonsgegevens en BSN? In het belang van de behandeling verzamelen wij altijd gevoelige informatie van u (uw kind) en uw gezinssysteem. Deze gegevens worden met de grootst mogelijke zorg behandeld en uitsluitend gebruikt ten behoeve van het behandelproces. Wij zijn door de Jeugdwet, onze beroepscodes en eisen van de gemeenten waar wij de zorg voor uitvoeren, verplicht dossier te vormen met deze gegevens en dit te bewaren en er zeer zorgvuldig mee om te gaan.

Wie heeft toegang tot uw gegevens? Binnen Tatoran hebben alleen personen toegang tot uw persoonsgegevens die deze gelet op hun functie nodig hebben. Al deze personen hebben een geheimhoudingsplicht. In ons bewaarbeleid is vastgelegd welke functies in onze organisatie toegang hebben tot welke informatie.

Gebruiken we persoonsgegevens ook voor andere doelen? Nooit.

Geven we uw persoonsgegevens door? In principe geven wij uw persoonsgegevens niet door. Wanneer het noodzakelijk is voor het behandelproces wordt na uw uitdrukkelijke toestemming overleg gevoerd met andere instanties zoals bijvoorbeeld gemeentes, scholen, veilig thuis etc. Deze communicatie gebeurt altijd via beveiligde mail, persoonlijk contact of de post. Via het beveiligde administratiesysteem van de gemeentes worden voor de facturatie benodigde persoonsgegevens verstuurd.

Welke rechten heeft u bij ons? Conform de nieuwe Europese wetgeving heeft u bij ons, net als bij alle andere organisaties recht op een aantal zaken. Deze worden hier beschreven. Recht op informatie Met dit Privacy Statement informeren we u over wat we doen met uw gegevens. Mocht u verder vragen hebben, kunt u altijd bij ons terecht. Recht op inzage en rectificatie U kunt ons vragen of en welke gegevens we van u verwerken. Is dat het geval, dan kunnen we u inzage geven in de gegevens die we van u hebben verwerkt.

Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt? Dan kunt u ons vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen (rectificatie). Recht op gegevenswissing:  U kunt ons soms vragen om gegevens die we van u hebben vastgelegd te wissen. Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens. Ook moet uw belang gaan boven het belang van Tatoran om de gegevens te verwerken. We zijn wettelijk verplicht dossier te voeren, dat staat bovenaan.

Recht op beperking: U kunt ons vragen de persoonsgegevens die we van u verwerken te beperken. Dat betekent dat we minder gegevens van u verwerken. Ook hier gelden weer de wettelijke grenzen.

Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht ons te vragen om gegevens die u in het kader van een contract met ons of met uw toestemming aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde en machineleesbare vorm te verkrijgen of over te dragen naar een andere partij. Vraagt u om gegevens rechtstreeks over te dragen naar een andere partij? Dat kan dat alleen als dat technisch mogelijk is. Soms is het al mogelijk om gegevens die u ons zelf heeft verstrekt zelf te verkrijgen.

Recht van bezwaar tegen verwerking van gegevens: Verwerken we uw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben? Dan kunt u daar bezwaar tegen maken. We maken dan een nieuwe afweging om te bepalen of uw gegevens daar inderdaad niet meer voor gebruikt mogen worden. We staken de verwerking als uw belang zwaarder weegt dan ons belang. We laten u gemotiveerd weten wat onze beslissing is.

Recht van bezwaar tegen direct marketing: Wij maken nooit gebruik van onze gegevens voor direct marketing. Mocht u toch vinden dat wij uw gegevens onterecht hiervoor hebben gebruikt, dan kunt u bij ons aangeven dit niet op prijs te stellen en wij zullen dan stoppen met het gebruiken van uw gegevens. Nieuwsbrieven versturen wij alleen als u hierom heeft gevraagd en dat kan op elk moment worden gestopt.

Waar kunt u terecht met een vraag of een klacht? Functionaris voor de gegevensbescherming: Uw therapeut, of de praktijkhouder

Kunnen we dit privacy statement wijzigen? Ja, ons Privacy Statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Dit kan als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn en deze gegevensverwerkingen voor u van belang zijn. We houden u daar uiteraard van op de hoogte. De meest actuele versie van ons Privacy Statement kunt u steeds terugvinden op onze website. Eerdere versies kunt u hier ook inzien.

Bewaarbeleid persoonsgegevensTatoran - mei 2018

Bewaarbeleid persoonsgegevens Tatoran

Wat we bewaren we? Om ons werk goed te kunnen doen, hebben we zeer gevoelige persoonlijke gegevens nodig. We gaan hier dus ook uiterst zorgvuldig mee om. Dit betekent dat we papieren dossiers altijd in een afgesloten kast bewaren en we elektronische dossiers en werkdocumenten niet op persoonlijke laptops bewaren (zelfs niet in de prullenbak), maar in OneDrive. Er zijn per therapeut mappen met het cliëntdossier en de andere werkdocumenten per cliënt. Deze mappen zijn alleen voor de behandelende therapeut(en), office management en de directie toegankelijk. De archiefmappen en cliëntenlijstzijn uitsluitend voor office management en de directie toegankelijk. Ons cliëntdossier bevat intakelijsten, elektronische berichten met daarin BSN nummer en NAW gegevens, behandelplannen en evaluatieverslagen. Naast het cliëntdossier bewaren we werkaantekeningen van de sessies, werkdocumenten en het contactjournaal. Tenslotte zijn er de gegevens van personeel en freelancers in het personeelsdossier.

Alle documenten met persoonsgegevens worden intern niet via de mail verstuurd, maar via een link naar de locatie in OneDrive. Buiten Tatoran worden documenten alleen beveiligd verstuurd.

Beroepscode

De verschillende zorgverleners in de praktijk zijn aangesloten / geregistreerd bij diverse beroepsverenigingen en/of koepelorganisatie RBCZ, TBCZ (tuchtrecht).  Een overzicht hiervan vindt u onder “Team” op deze site. Binnen de praktijk wordt er door de betreffende zorgverlener gewerkt volgens de richtlijnen zoals deze zijn opgesteld in de beroepscode van zijn beroepsvereniging. Regelmatig wordt er bij- en nascholing gevolgd.


 

 

 

Tuchtrecht

Het tuchtrecht wordt uitgevoerd door de koepelorganisatie RBCZ. Bij de RBCZ is dit ondergebracht in een aparte stichting (TCZ).

 

Klachten- en geschillenregeling

Vanuit de Wet Kwaliteit Klachten en Geschillenzorg (WKKGZ) hebben onze zorgverleners zich te houden aan het WKKGZ-klachtenreglement. Onze zorgverleners zijn, afhankelijk van hun beroepsverenging, aangesloten bij verschillende organisaties (o.a. SCAG / Quasir) die uitvoering geven aan de in de wet geëiste onafhankelijkheid van zowel een klachtenfunctionaris als een geschillencommissie. 

Iedere zorgverlener kan vanuit deze regeling een gratis en onafhankelijke klachtenfunctionaris toewijzen aan u als cliënt. Deze klachtenfunctionaris adviseert u bij het  indienen van een klacht, en probeert klachten snel tot goede oplossingen te brengen. Uit de praktijk blijkt dat een goed gesprek tussen u en ons als zorgaanbieder het beste werkt. De klachtenfunctionaris kan een dergelijk gesprek bevorderen en daarmee zal in de meeste gevallen  een oplossing gevonden zijn.

Maar soms zal een mediërend gesprek niet helpen. Indien u ontevreden blijft, kan u de stap maken naar de geschillencommissie. De geschillencommissie zal conform de Wkkgz en het klachtenreglement tot een bindende uitspraak komen. Daar dienen beide partijen zich aan te houden. 

Een klacht dient binnen 6 weken afgehandeld te zijn. Volgens de wet begint deze termijn te lopen vanaf de ontvangst van uw schriftelijke klacht bij ons als zorgaanbieder.